FASES DEL
PROCESO DE NEGOCIACIÓN
La preparación de la negociación
(“El que se olvida de prepararse, se prepara para ser olvidado”)
Una buena preparación es el
camino más seguro para llegar a una negociación satisfactoria. Lo que hagamos o
dejemos de hacer antes de llegar a la mesa de negociación pondrá rápidamente de
manifiesto en lo que hagamos cuando lleguemos a ella.
Un negociador mal preparado tiene que limitarse a reaccionar ante los
acontecimientos, nunca podrá dirigirlos. Un negociador deficientemente
preparado demuestra antes o después que no sabe de lo que está hablando y ante
esta situación su opositor se dará cuenta de ello, ganará confianza en sí mismo
y elevará el nivel de sus exigencias.
La preparación de la negociación resulta la clave del éxito para la
consecución de los objetivos. La habilidad de las negociaciones reside,
precisamente, no en tener ideas brillantes y hacer propuestas desconcertantes e
inesperadas en la mesa de negociación, sino en llevar todo el proceso bien
preparado y previsto desde el principio hasta el final, sin dejar ningún
aspecto al azar. Si estamos pensando sobre la marcha los argumentos para
defender nuestros intereses, incurriremos en un grave error, ya que no podremos
escuchar activamente a la otra parte y averiguar así sus preferencias,
intereses, puntos fuertes y débiles.
La estrategia
Es necesario proyectar adecuadamente la estrategia a seguir durante la
negociación en la etapa de preparación. ¿En qué momento se dará cierta
información?; ¿Qué tipo de información no debe ser desvelada?; ¿qué argumentos
utilizaremos y cómo los presentaremos? ¿Qué argumentos creemos que utilizará la
otra parte y cómo los vamos a rebatir?; ¿qué tácticas de negociación podremos
utilizar?; ¿nos interesa proponer nosotros primero o forzar a que sean ellos
los que hagan la primera propuesta?, etc.
DESARROLLO
Apertura, límites
La fase de apertura incluye tres objetivos principales, que son:
·
Conocimiento de las partes;
·
Establecimiento de un clima de confianza mutua entre ambas
·
Precisar las condiciones organizativas y “reglas del juego” que se utilizarán
durante el intercambio.
El intercambio. Propuestas y
Concesiones.
Las negociaciones siempre empiezan con un tema, pero no necesariamente
con dos propuestas alternativas. El tema puede ser una petición de elevación
“considerable” de los salarios o la solicitud de renovación de un contrato,
pero no es necesario que se sepa desde un principio lo que significa
concretamente “considerable” ni cuáles son las condiciones del nuevo contrato.
Las propuestas iniciales surgen de la fase de la discusión y
constituyen la respuesta estudiada de un negociador a lo que ha aprendido de su
opositor a través de la discusión y de las señales de este. Por ello, estas
propuestas iniciales deben ser exploratorias ya que si forzamos el ritmo podemos
espantar a la otra parte.
Es útil y aconsejable que nuestras propuestas iniciales se presenten
como propuestas condicionales con el fin de no tener problemas posteriores a la
hora del intercambio, en el que necesitaremos todo el margen de maniobra
disponible.
Ejemplo: “Si ustedes están dispuestos a hacer esto y lo otro, nosotros
estamos dispuestos a estudiar la posibilidad de hacer aquello y lo de más
allá”.
La presentación de propuestas.
La forma de mejorar la presentación de una propuesta está en separar
ésta de las explicaciones y justificaciones que contiene. Exponga el contenido
de la propuesta y explique y justifique ese contenido. No deben mezclarse ambas
cosas, la explicación o justificación pueden parecer una disculpa. Si lo parece
y la otra parte piensa que dudamos de ella, tratara de obligar a hacer
concesiones.
Concesiones
Algunos mitos sobre las concesiones son: “Siempre son útiles para
conseguir que las negociaciones se pongan en marcha. Siempre ablandan al
oponente.”
¡Nada de todo esto es necesariamente verdad! Al contrario, pueden
sugerir debilidad y hacer que la parte contraria huela algún tufillo de
rendición. Pueden incrementar su codicia. Si las concesiones se hacen con
demasiada rapidez y facilidad, esto mismo puede hacerle sospechar.
Consejos Prácticos en el
Terreno de las Concesiones
1. Pregúntale si es una buena idea hacer esta concesión en este
contexto particular. 2. Nunca aceptes una primera oferta, la parte contraria se
sentirá un poco ridícula si su primera oferta es aceptada inmediatamente.
3. Resérvate suficiente campo para negociar, hacer concesiones.
Empieza alto (Vendedor) o bajo (Comprador).
4. Deja que la parte contraria haga la primera concesión,
especialmente en las cuestiones importantes.
5. Guarda tus concesiones. Nunca es mejor que tarde, tarde es mejor
que ahora. El valor de las concesiones sube con el tiempo. Cuando más tiempo su
oponente tenga que guardarlas, cuanto más tienen que luchar por ellas, tanto
más valor tendrán y muchos más lo apreciarán.
6. Evita incluir concesiones en tu oferta inicial.
7. Procura recuperar algo por cada concesión que hagas. Todas tus
concesiones tienen que estar atadas y condicionadas ¿Si yo hiciera esto
consideraría tú hacer aquello?
8. Intenta hacer más concesiones que te cuestan poco o nada, pero
tienen valor por la parte contraria o viceversa, unas condiciones que cuesten
poco al oponente, pero que tienen mucho valor para ti.
9. Sé muy prudente en indicar cuáles son los deseos o demandas que más
quieres obtener. De lo contrario, el oponente puede darle mucha importancia, en
caso que cediese en este respecto, aunque en realidad tal concesión fuera un sacrificio
muy pequeño para él.
10. Crea problemas para la gente contraria, los cuales puedes resolver
a cierto precio
EL CIERRE Y
EL ACUERDO.
La finalidad del cierre es llegar al acuerdo, y esta idea condiciona
nuestra manera de cerrar. El cierre debe ser creíble. Para que sea aceptable,
nuestra propuesta de cierre debe satisfacer a un número suficiente de las
necesidades de la otra parte. Debemos presentar esta alternativa de forma que
quede clara nuestra determinación de no hacer más concesiones y que lo que le
interesa a la otra parte es cerrar un acuerdo en este momento.
Presentaremos el cierre de tal forma que la no aceptación del mismo,
en términos más o menos similares a los ofrecidos, debe llevarnos a preferir un
"no acuerdo". Si no estamos decididos a aceptar el "no
acuerdo", porque tenemos todavía un amplio margen, y sólo estamos de hecho
"haciendo una prueba", plantear el cierre es peligroso.
Contrato
Finalmente después de cerrar la negociación es importante que lo
acordado “quede plasmado por escrito”,
así el momento cumbre de la negociación lo constituya la firma del contrato,
donde de manera explícita quedan recogidos los principales aspectos tratados en
la negociación. Muchas empresas, como indicador de desempeño, consideran el
número de contratos realizados; de hecho se plantea, casi como regla, que por
cada contrato que se firme se deben estar realizando tres negociaciones, en sus
diferentes fases.
Se considera el contrato como el documento más importante dentro del
proceso de negociación debido a que regula las relaciones comerciales,
financieras o tecnológicas como factor de garantía y de seguridad jurídica que
tiene en cuenta las fases de una operación, los posibles riesgos y su solución.
Debe establecerse por escrito y contribuye a resolver las polémicas al
establecer los derechos y obligaciones de las partes interesadas. Debe ser
excelentemente redactado, sin ambigüedades y preciso en términos y condiciones.
Como elementos indispensables que
debe contener un contrato podemos citar:
1. Identificación jurídica de las partes.
2. Objeto del contrato.
3. Formas de pago a emplear.
4. Lugares de entrega.
5. Fechas o plazo de entrega.
6. Condiciones de embarque, transportación y seguro.
7. Características técnicas y calidad.
8. Supervisión a ejecutar.
9. Cláusulas de fuerza mayor.
10. Cómo y dónde dirimir las discrepancias.
11. Firma de las partes.
Cláusulas que pueden incluirse
en el contrato
1. Penalizaciones y bonificaciones.
2. Confidencialidad
3. Exclusividad
4. Garantía de debido cumplimiento
5. Condiciones de entrega
6. Causad de Fuerza Mayor
7. Resolución de disputas
8. Terminación del contrato
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